BID de Transporte como modelo de Contratação de Frete
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Autor: Luís Cláudio Martão
Profissional de mercado, professor e consultor com mais de 30 anos na área de Supply Chain em Operações Logísticas, Transportes,) e E-commerce. www.linkedin.com/in/luís-martão
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Dentro do mundo da logística, vamos ouvir falar muito do BID (Bidding Process) de Transportes, principal e mais importante componente logístico, podendo ser responsável por até dois terços dos custos é visto como o campo fértil para economia de escala e escopo, sendo uma area de forte atuação das empresas para redução de custos e melhoria dos níveis de serviço.
Em um mercado cada vez mais competitivo eles se tornaram fundamentais para os embarcadores fazerem boas negociações com as transportadoras. Quando o processo ocorre segundo critérios bem definidos, ambas as partes saem ganhando, contribuindo em uma relação transparente e duradoura. Vale também destacar que um bom BID ajuda o negócio a ser mais competitivo e eficiente na entrega de mercadorias aos clientes
O BID tem como objetivo principal reduzir custos e/ou sondar valores praticados pelo mercado (identificar melhores práticas que ainda não foram incorporadas por seus fornecedores atuais e outras oportunidades que podem ser avaliadas), obter subsídios para negociação com fornecedores de serviços atuais ou mesmo substituir fornecedores que não estejam atendendo as expectativas referente ao serviço atualmente prestado.
Um processo de BID de transportes passa a ser cada vez mais eficiente, pois em um mercado tão competitivo empresa,pode ser muito interessante para entregar resultados, coletando tabelas de frete de transportadores dispostos e qualificados afim de atender determinada demanda de transporte, dentro disto escolher as melhores é uma tarefa extremamente delicada e de grande responsabilidade.
Não existe um formula definida para quanto tempo se deve realizar um BID, algumas empresas por compliance realizam em intervalos de tempo determinados, outras quando percebem que está com custos elevados ou então estão com problemas com seus atuais prestadores, pois os prazos não estão sendo cumpridos é entende que e o momento certo para renegociar e avaliar novos parceiros. O que para muitas empresas, pode não ser uma tarefa fácil e nem tão rápida, pois é um processo complexo que dá muito trabalho e exige organização, controle e planejamento, além de benchmarking para definir o melhor modelo operacional/contratual e de remuneração a ser aplicado.
Que elementos considerar para a realização de um BID de transportes com sucesso.
Tenha claro o objetivo do Projeto – Exemplo:Ter o melhor modelo de Contratação de Transporte, tendo eficiência em custos e serviços, através da condução de um processo de cotação (RFQ) com amplitude nacional para prestadores de serviços de transporte (transportadores), deixando alguns pontos claros como a definição do modelo de contratação, seleção de transportadores, fechamento dos contratos, cronograma de Implementação e prazo para atingimento dos níveis esperados. Na revisão do modelo estratégico de transporte tenha claro que deve viabilizar um modelo operacional sustentável a curto/médio ou longo prazo de acordo com a estratégia estabelecida, que busca estreitar o relacionamento com seus parceiros transportadores, garantir o nível de serviço e fortalecer a cultura de “atendimento ao cliente”.
Desenvolva um cronograma – defina um cronograma para cada etapa do processo, e de extrema importância que sejam definidos prazos factíveis e que seja monitorado de perto para que os atrasos sejam mitigados.
Tenha claro o Escopo do projeto – Crie uma RFQ – (Request for Quotation), pois definir requerimentos internos e vital para o projeto, tendo clareza de suas operações, com descrição detalhada do que os possíveis provedores do serviço precisam saber para que façam as propostas tendo como base suas perspectivas, como escopo, regiões, pacotes de faixas, e expressem seus compromissos e limitações como transportadores.
É preciso ter em mente volumetrias e custos gerais, critérios de avaliações, visando medições e acompanhamento dos resultados, e recomendado ter uma tabela padrão de tarifas a ser solicitada para as cotações, nela devem constar todas as exigências operacionais necessárias que os provedores de transporte precisam aceitar e cumprir. Exemplos:
- Driver de custo (Kg, m³, caixas, variável, KM e etc);
- Remuneração (Tabela- frete, % sobre valor NF, Fixo/Variável, Open Book, Cost Plus, Bonus-Malus, etc);
- KPIs que devem ser aplicados, como devem ser medidos e quais são os targets apropriados;
- Modelo de Assets (Próprios, alugados, leasing);
- ESG, administração e gerenciamento de riscos.
Não esqueça de abordar na RFQ demais assuntos em sua operação, como por exemplo: Possíveis taxas adicionais, tratativa de ocorrências, procedimento para ressarcimento de roubos / furtos / extravios, gestão dos protocolos de Entrega, procedimento padrão para pagamento das faturas e prazos, cobrança de Ad Valorem e GRIS, apólice do Seguro e suas coberturas, pois são temas importantes para o nível de serviço e custo toral da operação.
Tenha claro quais são os resultados esperados – Através do projeto se espera modelo de contratação adequado: Assegurar níveis de On Time Delivery (OTD), total controle de frete pago, obter reduções de custo de distribuição tendo o orçamento como base, garantir e incrementar os ganhos anuais no nível de serviço e custo no médio e longo prazo, fortalecer a estabilidade operacional e financeira do negócio, dimensionamento alinhado com a operação e base de fornecedores capacitada para a prestação do serviço.
Defina uma RFI (Request for Information) para determinar quais fornecedores convidar para a etapa de solicitação de proposta. Convide vários operadores para esta etapa, inclua seus fornecedores atuais e identifique novos candidatos pesquisando em bancos de dados e perfis na internet, já tendo em mente suas necessidades. Cada pergunta da RFI deve estar associada a um valor pré-determinado (pontuação) e um peso de importância? a fim de facilitar a identificação das melhores opções que sejam aderentes ao seu negócio, como por exemplo tecnologia da informação aplicada à operação (sistema de gestão integrada TMS, monitoramento de entregas, EDI, etc.).
Defina a Lista de Fornecedores Potenciais para avaliar os que podem ser chamados, (Long List) e necessário analisar o mercado fornecedor, avalie várias empresas prestadoras nesta etapa, inclua seus fornecedores atuais e identifique novos candidatos pesquisando em bancos de dados, indicações e perfis na internet, já tendo em mente suas necessidades.
Atente para as Informações da transportadora, por definição, as empresas incluídas no BID devem ter qualidade na prestação do serviço e credibilidade no mercado. No entanto o ideal e que o embarcador vá além e encontre informações adicionais sobre essa transportadora, um importante ponto a avaliar e se as receitas não estiverem satisfatórias, como exemplo, pode ser um indício de que ela esteja passando por alguma situação financeira adversa, o que pode comprometer o futuro.
Uma forma de avaliar os prazos praticados pela transportadora candidata do BID é procurar avaliações dos seus clientes. Essa informação contribuirá não só para o embarcador saber se aquela empresa tem um alto nível de entrega, mas também o estado de conservação da frota, certificações que possui ou mesmo o tratamento aos colaboradores como alguns dos exemplos que podem ser avaliados.
Defina a Lista de Fornecedores Potenciais que serão chamados para a etapa de cotação e concorrência , eliminando as empresas que não se enquadram no perfil definindo – (Short List) – Após realizar um Long List, faça uma pré-seleção de transportadores que tenham porte e capacidade de absorver importantes operações regionais ou até nacionais em caso de interesse no negócio, leve em consideração dados de faturamento anual, tamanho de frota disponível e setores de atuação, clientes atendidos entre outros pontos a serem avaliados.
ou seja, quem irá participar do processo de BID de transportes. Normalmente participam as transportadoras atuais e potenciais, previamente pesquisadas, realiazar levantamento financeiro. Depois de tudo organizado, é hora do processo burocrático em si, o envio das informações necessárias para o recebimento das propostas, envio da carta convite, a RFI (Request For Information), a RFQ (Request For Quotation) e NDA (“Non Disclosure Agreement” ou acordo de não divulgação).
Esclareça as dúvidas – Tenha estipulado um espaço para que os fornecedores encaminhem todas as suas dúvidas que porventura podem surgir referentes ao processo no prazo estabelecido em cronograma para os questionamentos.
Aconselha-se que as respostas a estes questionamentos sejam efetuadas através de um único documento que será encaminhado a todos os participantes, contemplando todas as perguntas e respostas efetuadas pelas empresas no processo de concorrência.
Defina qual tempo deverá receber as propostas – Defina em cronograma o prazo que receberá as propostas dos fornecedores de acordo com o modelo enviado, e vital que ele seja adequado para que os fornecedores possam avaliar a RFQ e tirar suas dúvidas para o envio da proposta, que devem apresentar:
- Proposta Comercial – Contemplando todos os custos, generalidades e impostos inerentes à operação do escopo da RFQ com base no template e informações enviadas;
- Proposta Técnica – Deverá abranger o escopo detalhado para prestação de serviços descrito na RFQ
Desenvolva uma estratégia de negociação – As negociações são uma parte importante deste processo, ter uma estratégia bem definida pode trazer muitos ganhos. Defina seus objetivos e determine o que você está preparado para oferecer em troca. Concentre-se em ofertas que criam valor para a transportadora, como comprometimento de volume ou simplificação, região que atende, volumes expedidos, redução da complexidade de carga ou descarga, cumprimento do SLA, etc.
Benchmarking e visitas técnicas – Os fornecedores que foram eleitos a fase final do BID devem necessitam de um investimento de tempo precioso para que sejam realizadas visitas técnicas e possíveis reuniões de benchmarking com atuais clientes, a fim de estabelecer uma visão mais ampla do seu possível novo fornecedor. Recomenda-se que se faça uma lista de assuntos que queiram ser vistos com base nas respostas da RFI a serem vistos.
Conduza as negociações – Recomenda-se nas negociações que se utilize a abordagem
proposta/contraproposta, respondendo a oferta de venda dele com uma oferta de compra. Esta prática de negociação geralmente promove o diálogo baseado em fatos, permitindo que as partes cheguem à solução de valor aceitável para ambos. Vale lembrar que com o diálogo baseado em fatos, existe a necessidade de comprovação das informações enviadas na proposta, ou seja, certifique-se de que o fornecedor efetivamente atende as necessidades atuais da sua empresa, realize as visitas técnicas, e use essas informações durante a negociação
Implemente a solução – O planejamento será a peça chave, tenha um plano de implementação robusto que não comprometa a sua operação, por exemplo segmentar as novas necessidades em grupos, por região ou localização geralmente faz mais sentido,
Fique atento ao feedback dos fornecedores e clientes. Eles podem ter algumas necessidades ou considerações específicas que devem ser consideradas no plano de transição e considere o Ramp up da operação e deixe claro a todos do período de adaptaçã, pois pode levar algum tempo para que a mesma chegue aos níveis esperados.
Controle a sua Operação e tenha indicadores – Para que uma operação evolua em seu nível de serviço e necessário transparência com seus parceiros e feedbacks constantes a seus fornecedores sobre o desempenho, seja ele bom ou ruim. Tanto o embarcador quanto o fornecedor podem ser responsáveis pelos resultados, ao fazer a análise da causa raiz esteja preparado para agir em conjunto com seu parceiro.
Quando o desempenho for abaixo do acordado, fomente o comprometimento com determinados objetivos de desempenho acordados em contrato e nível de satisfação do cliente. trabalhe a 4 mãos para identificar as causas da falha e implementar a ação corretiva apropriada. Quando o desempenho é bom, pense em formas de recompensar os fornecedores com algo que os valorize.Recomendo que institua uma avaliação peiodica sobre o resultado do ultimo BID e os resultados práticos que estão sendo conseguidos. A teoria virou realidade?
Conclusão – Depois de analisar cada um dos passos indicados aqui neste artigo e adequa-los a sua realidade, tenho a convicção que você encontrará muitas oportunidades de alteração e mudanças que com certeza trará vantagens consideráveis em sua operação de transporte e ao seu cliente.
Por mais simples ou complexo que seja a alteração identificada, deve ter sempre ser embasado em um plano de ação, consistente, com prazo e responsáveis definidos.
Um BID de Transporte bem realizado oferece diversas vantagens para se manter competitivo, ter reduções de custo e sensível melhora nos níveis de serviço!
